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Se gestisci un account Amazon Seller Central e stai cercando un modo per eliminare il lavoro manuale di inserimento ordini, riconciliazione pagamenti e aggiornamento del magazzino nel tuo gestionale, sei nel posto giusto.
In questo articolo ti spieghiamo come funziona il connettore Amazon Seller Central – ERP di X-PORT: cosa automatizza, come è strutturato e cosa puoi aspettarti una volta attivo.
Perché integrare Amazon Seller Central con il gestionale?
Chi vende su Amazon Seller Central lo sa bene: ogni giorno arrivano ordini da evadere, il magazzino si aggiorna, i pagamenti vengono liquidati ogni 14 giorni con decine di voci di costo e ricavo, e i resi vanno gestiti. Tutte operazioni che, senza automazione, richiedono ore di lavoro manuale, con il rischio costante di errori.
Il connettore X-PORT elimina questo lavoro ripetitivo e crea un flusso automatico e bidirezionale tra Amazon e il tuo ERP aziendale.
Cosa automatizza il connettore Seller Central?
In questo articolo tratteremo di sei principali aree di automazione, questo non significa che non possano essere automatizzate altre aree di gestione:
1. Import ordini da evadere
Ogni mattina (o alla frequenza da te scelta), il connettore scarica automaticamente da Amazon la lista degli ordini da processare e li importa nel gestionale. Puoi vedere nome, indirizzo di spedizione, articoli ordinati e quantità direttamente nel tuo ERP, senza dover aprire Seller Central. Il feed contiene tutti i dati utili per creazione delle lettere di vettura ed eventuale necessità di creazione anagrafiche cliente.
2. Export tracking di spedizione
Una volta che l’ordine viene evaso e il corriere genera il codice di tracciamento, il connettore lo trasmette in automatico ad Amazon. Questo aggiorna lo stato dell’ordine su Amazon, che viene prontamente flaggato come processato.
3. Sincronizzazione inventario
Le quantità disponibili nel tuo magazzino vengono aggiornate su Amazon in modo automatico. Questo evita vendite di prodotti non disponibili (overselling) e ottimizza la visibilità dei tuoi articoli sulla piattaforma. La sincronizzazione delle quantità può prevedere diversi livelli di complessità di automazione, come per esempio riservare solo certe quantità come disponibili per il marketplace. A seconda della modalità gestione , FBM – fulfilled by merchant, o FBA – fulfilled by Amazon, le API coinvolte e le logiche di aggiornamento sono differenti, così come la creazione in ERP di eventuali virtual warehouses piuttosto che la condivisione di un inventario comune.
4. Import fatture e corrispettivi
Amazon emette fatture o corrispettivi fiscali sulla base della data di spedizione, come previsto dalla normativa fiscale. Il connettore importa questi documenti nel gestionale, garantendo la correttezza e la compliance fiscale per la gestione delle vendite e rimborsi a livello EU. I corretti setting dell’API consentono di creare un registro dei corrispettivi, importazione di fatture, piuttosto che fare settings ad hoc in base alle necessità aziendali.
5. Import resi
I resi in modalità vengono importati automaticamente nel gestionale. Resta una conferma manuale nel momento in cui la merce viene fisicamente ricevuta in magazzino, ma tutte le informazioni relative all’evento di reso (stato del reso, rimborso, prodotto restituito) arrivano già strutturate in ERP. Anche qui, a seconda che la modalità della gestione degli ordini sia FBM piuttosto che FBA, variano notevolmente i settings dell’automatismo e la API coinvolte per una piena automazione (es. necessità di importare anche gli ordini di rimozione della merce dai magazzini Amazon ai magazzini aziendali/di terze parti).
6. Import pagamenti e riconciliazione
Amazon liquida i pagamenti ogni 14 giorni con un report dettagliato che include ricavi, commissioni, costi logistici, sconti, rimborsi e molte altre voci. Il connettore importa queste voci direttamente nelle contropartite contabili del tuo gestionale, facilitando la riconciliazione e semplificando di gran lunga il lavoro del personale amministrativo / commercialista. Con i recenti aggiornamenti dell’API relativa al settlement report, non è inoltre più necessario attendere 14 giorni ma per la riconciliazione dei pagamenti ma è possibile avere i dati su base giornaliera in caso di necessità.
Riportiamo sotto una schermata esemplificativa della logica di riconciliazione dei pagamenti:
Come è strutturato tecnicamente il connettore?
L’infrastruttura è ospitata su AWS Cloud (Amazon Web Services) e si collega sia all’account Amazon Seller Central che al gestionale del cliente.
Un esempio tipico di architettura prevede:
• Un server EC2 che esegue i job di sincronizzazione
• Un database RDS per la gestione e il tracciamento dei dati trasmessi
• Un bucket S3 per la memorizzazione temporanea dei file di scambio
Il connettore è agnostico rispetto al gestionale: funziona con qualsiasi ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage, Zucchetti, TeamSystem, AS400, sistemi custom e molti altri). La trasmissione dei dati può avvenire tramite API REST, SFTP, file CSV/XML o qualsiasi altro protocollo supportato dal gestionale cliente.
Come si attiva?
Il processo di attivazione segue quattro fasi:
1. Confronto con il cliente e i consulenti ERP – Definiamo insieme le aree da automatizzare, il funzionamento del gestionale e le priorità del progetto;
2. Studio di fattibilità – Determiniamo flussi, formati dati, frequenze di aggiornamento e template di trasmissione;
3. Set-up e testing – Costruiamo, configuriamo e testiamo la soluzione fino al go-live;
4. Gestione continua – Monitoriamo il corretto funzionamento, gestiamo aggiornamenti API e forniamo assistenza in merito alle varie tematiche dell’automatismo.
Perché scegliere X-PORT per questa integrazione?
X-PORT è una delle poche società in Italia ad avere accesso alle API riservate di Amazon con accesso ai dati PII (dati di identificazione personale degli acquirenti). Questo accesso, ottenuto dopo un onboarding di oltre 8 mesi con audit da parte di società terze (e.g. Deloitte, PwC negli ultimi 3 anni) su incarico di Amazon, consente di gestire automaticamente anche i dati sensibili degli ordini (nome, indirizzo di spedizione, etc.) che altrimenti non sarebbero accessibili. Il ruolo è soggetto ad audit annuale, tra le varie verifica l’ottemperanza alle varie policies amazon in materia di gestione, conservazione ed utilizzo dati (Data Protection Policy, Acceptable Use Policy, Solution Provider Agreement).
Abbiamo già realizzato oltre 24 progetti di integrazione gestionale per brand italiani e internazionali.
A chi si rivolge l’automazione?
Il connettore X-PORT è pensato per aziende di ogni dimensione: dalla PMI italiana che vende su Amazon.it fino alla multinazionale con account attivi in tutta Europa o negli Stati Uniti.
Il denominatore comune non è la dimensione, ma il problema: il personale amministrativo che dedica ore ogni giorno all’inserimento manuale degli ordini, alla gestione dei tracking, alla riconciliazione dei pagamenti. Ore sottratte ad attività a valore aggiunto, con il rischio costante di errori di data entry che si ripercuotono su magazzino, contabilità, customer experience e stato di salute dell’account.
Nelle nostre implementazioni gestiamo realtà molto diverse tra loro. A titolo di esempio, uno dei nostri clienti seller gestiva manualmente l’intero ciclo operativo — dal download degli ordini da evadere fino alla generazione della fattura — su un volume di circa 180.000 ordini annui. Oggi quel processo è interamente automatizzato con un risparmio di circa 120ore mese.
Domande frequenti
Il connettore funziona con il mio gestionale? Sì. Il connettore è agnostico e si adatta a qualsiasi ERP. Durante la fase di analisi definiamo il formato e il canale di trasmissione più adatto alla tua infrastruttura.
Quanto ci vuole per andare live? Dipende dalla complessità del progetto e dalla disponibilità del team IT del cliente. In media, i progetti più semplici (ordini + tracking + stock) vanno live in 3–8 settimane.
Posso attivare solo alcune funzionalità? Assolutamente sì. Possiamo iniziare da un sottoinsieme di automazioni (es. solo ordini e tracking) e aggiungerne altre in un secondo momento.
Funziona anche per account multi-marketplace? Sì. Il connettore supporta account che vendono in più marketplace europei (IT, DE, FR, ES, UK, etc.) con la gestione corretta delle aliquote IVA per paese.
Hai domande o vuoi capire se questa soluzione fa al caso tuo? Contattaci a [email protected] o visita www.x-port.it.
