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Se sei un Vendor Amazon — cioè vendi direttamente ad Amazon che poi rivende ai consumatori finali — sai quanto sia complessa la gestione degli ordini di acquisto (Purchase Orders), delle spedizioni, delle etichette e delle fatture. Ogni errore in questa catena ha conseguenze dirette: penali, rifiuto della merce, ritardi nei pagamenti.
In questo articolo ti spieghiamo come funziona il connettore Amazon Vendor Central – ERP di X-PORT: cosa automatizza, come è strutturato e cosa cambia nel tuo lavoro quotidiano una volta attivo.
Perché integrare Amazon Vendor Central con il gestionale?
A differenza di Seller Central, su Vendor Central sei tu il fornitore di Amazon. Ogni settimana arrivano Purchase Orders (POs) che devi accettare o rifiutare entro una finestra temporale precisa. Poi devi spedire la merce, generare l’ASN (Advanced Shipping Notice), stampare le etichette per i colli e i pallet, e infine inviare la fattura ad Amazon nel formato corretto.
Senza automazione, questo processo viene gestito manualmente: qualcuno apre Vendor Central, scarica i POs, li inserisce nel gestionale, prepara la spedizione, torna su Vendor Central per confermarla, e poi si occupa della fatturazione. Un processo lungo, ripetitivo e soggetto a errori.
Il connettore X-PORT automatizza l’intero flusso ordini.
Cosa automatizza il connettore Vendor Central?
1. Import ordini di acquisto (Purchase Orders)
Il connettore scarica automaticamente da Vendor Central la lista dei nuovi ordini di acquisto e la rende disponibile nel tuo gestionale. Puoi vedere articoli, quantità richieste, date di consegna e magazzino di destinazione Amazon direttamente nel tuo ERP, senza aprire Vendor Central.
2. Accettazione o rifiuto dei POs
Direttamente dal gestionale, con un click, puoi accettare o rifiutare gli ordini (o accettarli parzialmente). Il connettore trasmette la risposta ad Amazon in tempo reale. Questo elimina il rischio di perdere la finestra di accettazione, che su Vendor Central è spesso di poche ore.
Per i rifiuti parziali, il sistema può essere configurato per confrontare automaticamente le quantità richieste con le giacenze disponibili: se Amazon chiede 500 pezzi e ne hai 300, il sistema può accettare 300 e rifiutare i restanti con il codice di rifiuto corretto. E’ inoltre possibile settare automatismi decisionali di accettazione rifiuto di ogni PO, in base a regole customizzati (esempio: rifiuto del purchase orders se superiore al 70% di quanto in giacenza).
3. Stampa etichette (Shipping Labels)
Una volta accettato l’ordine, il connettore recupera da Amazon le etichette per i colli e le rende disponibili per la stampa direttamente nel gestionale. Le etichette rispettano le specifiche Amazon (formato, barcode, informazioni richieste).
4. Generazione ASN (Advanced Shipping Notice)
L’ASN è il documento che comunica ad Amazon cosa stai spedendo, quanti colli, su quanti pallet e con quale tracking. Il connettore genera l’ASN automaticamente sulla base dei dati di spedizione del gestionale e lo trasmette ad Amazon prima che la merce arrivi al magazzino. Un ASN corretto e puntuale riduce significativamente il rischio di shortage e shortages claims.
5. Conferma di spedizione
Quando la merce viene affidata al corriere, il connettore comunica ad Amazon la conferma di spedizione con tutti i dati di tracking. Questo chiude il ciclo dell’ordine dal lato logistico.
6. Invio fattura
Il connettore trasmette la fattura ad Amazon nel formato EDI richiesto, utilizzando l’apposita API. La fattura viene generata a partire dai dati dell’ERP e inviata direttamente ad Amazon, eliminando la necessità di inserimenti manuali nel portale.
Come è strutturato tecnicamente il connettore?
L’infrastruttura è ospitata su AWS Cloud (Amazon Web Services) e si collega sia all’account Amazon Seller Central che al gestionale del cliente.
Un esempio tipico di architettura prevede:
– Un server EC2 che esegue i job di sincronizzazione
– Un database RDS per la gestione e il tracciamento dei dati trasmessi
– Un bucket S3 per la memorizzazione temporanea dei file di scambio
Il connettore è agnostico rispetto al gestionale: funziona con qualsiasi ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage, Zucchetti, TeamSystem, AS400, sistemi custom e molti altri). La trasmissione dei dati può avvenire tramite API REST, SFTP, file CSV/XML o qualsiasi altro protocollo supportato dal gestionale cliente.
Il flusso completo: dal PO alla fattura
Ecco come si presenta il processo end-to-end una volta attivo il connettore:
1. Amazon crea un Purchase Order su Vendor Central
2. Il connettore importa il PO nel gestionale
3. Il sistema verifica le disponibilità e, se configurato, accetta o rifiuta automaticamente (o propone la decisione all’operatore)
4. La risposta viene trasmessa ad Amazon
5. Le etichette vengono scaricate e messe a disposizione per la stampa
6. La merce viene preparata e spedita; il gestionale genera i dati di spedizione
7. Il connettore crea e invia l’ASN ad Amazon
8. La conferma di spedizione viene comunicata ad Amazon
9. La fattura viene generata dall’ERP e trasmessa ad Amazon nel formato corretto
Tutto questo senza che nessuno debba aprire Vendor Central.
Come si attiva?
Il processo di attivazione segue quattro fasi:
1. Confronto con il cliente e i consulenti ERP – Definiamo insieme le aree da automatizzare, il funzionamento del gestionale e le priorità del progetto;
2. Studio di fattibilità – Determiniamo flussi, formati dati, frequenze di aggiornamento e template di trasmissione;
3. Set-up e testing – Costruiamo, configuriamo e testiamo la soluzione fino al go-live;
4. Gestione continua – Monitoriamo il corretto funzionamento, gestiamo aggiornamenti API e forniamo assistenza in merito alle varie tematiche dell’automatismo.
Perché scegliere X-PORT per questa integrazione?
X-PORT è una delle poche società in Italia ad avere accesso alle API riservate di Amazon con accesso ai dati PII (dati di identificazione personale degli acquirenti). Questo accesso, ottenuto dopo un onboarding di oltre 8 mesi con audit da parte di società terze (e.g. Deloitte, PwC negli ultimi 3 anni) su incarico di Amazon, consente di gestire automaticamente anche i dati sensibili degli ordini (nome, indirizzo di spedizione, etc.) che altrimenti non sarebbero accessibili.
Il ruolo è soggetto ad audit annuale, tra le varie verifica l’ottemperanza alle varie policies amazon in materia di gestione, conservazione ed utilizzo dati (Data Protection Policy, Acceptable Use Policy, Solution Provider Agreement).
Abbiamo già realizzato oltre 24 progetti di integrazione gestionale per brand italiani e internazionali.
A chi si rivolge l’automazione?
Il connettore X-PORT è pensato per aziende di ogni dimensione: dalla PMI italiana che vende su Amazon.it fino alla multinazionale con account attivi in tutta Europa o negli Stati Uniti.
Il denominatore comune non è la dimensione, ma il problema: il personale amministrativo che dedica ore ogni giorno all’inserimento manuale degli ordini, alla gestione dei tracking, alla riconciliazione dei pagamenti. Ore sottratte ad attività a valore aggiunto, con il rischio costante di errori di data entry che si ripercuotono su magazzino, contabilità, customer experience e stato di salute dell’account.
Nelle nostre implementazioni gestiamo realtà molto diverse tra loro. A titolo di esempio, uno dei nostri clienti vendor gestiva manualmente l’intero ciclo operativo su un volume di circa 2000 ordini annui. Oggi quel processo è interamente automatizzato con un risparmio di circa 70ore mese.
Domande frequenti
Il connettore funziona con qualsiasi ERP Vendor? Sì. Il connettore è agnostico rispetto al gestionale. Durante la fase di analisi definiamo il formato e il canale di trasmissione più adatto alla tua infrastruttura.
Posso gestire vendor code multipli (es. per diversi paesi europei)? Sì. Amazon assegna vendor code distinti per ogni paese. Il connettore è in grado di gestire più vendor code all’interno dello stesso account e di associarli alle corrette entità nel gestionale.
Cosa succede se Amazon cambia le specifiche delle API? Il monitoraggio e l’aggiornamento del connettore in caso di variazioni delle API Amazon è incluso nel canone mensile di gestione. Non devi preoccuparti di restare aggiornato.
Il connettore può gestire anche i chargebacks e le detrazioni? Questa è un’area che richiede una valutazione specifica. Contattaci per discutere il tuo caso: possiamo analizzare i flussi di dispute e valutare cosa è automatizzabile.
Hai domande o vuoi capire se questa soluzione fa al caso tuo? Contattaci a [email protected] o visita www.x-port.it.
