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Matteo, E-Commerce Operations Specialist
Matteo, Content Marketer & Amazon Specialist
Vendere su Amazon attraverso il programma Vendor può rappresentare una grande opportunità per i brand: accesso a milioni di clienti, gestione logistica affidata ad Amazon e la possibilità di scalare rapidamente le vendite su più mercati.
Tuttavia, dietro queste opportunità si nasconde anche una delle aree operative più complesse da gestire: il controllo delle discrepanze e dei chargeback.
Nel rapporto commerciale con Amazon, infatti, può capitare di riscontrare differenze tra ciò che il fornitore spedisce, fattura o si aspetta di ricevere come pagamento e ciò che viene effettivamente registrato da Amazon.
Nel modello Vendor la gestione è molto articolata perché entrano in gioco diversi passaggi della supply chain: ordini di acquisto (Purchase Order – PO), creazione dell’ASN (Advanced Shipment Notification), spedizione e ricezione nei centri logistici Amazon e riconciliazione dei prodotti e delle fatture.
Quando si verificano differenze tra uno di questi passaggi, Amazon può procedere tramite rettifiche o trattenute sui pagamenti, generando le cosiddette discrepanze.
A queste criticità si aggiunge poi un altro elemento che molti fornitori conoscono molto bene: i chargeback, penalità applicate da Amazon quando determinate procedure operative o requisiti logistici non vengono rispettati.
Discrepanze e chargeback rappresentano una nota dolente, sia per il loro impatto economico sia per la difficoltà nel comprendere rapidamente l’origine dell’addebito e verificare se sia effettivamente corretto.
In questo articolo vedremo come interpretare e controllare queste informazioni, così da comprendere come gestire in modo più efficace una delle aree più sensibili di Amazon Vendor.
Cos’è una discrepanza?
Le discrepanze sono differenze di prezzo di acquisto (PVP), di detrazioni CoOp errate, e di unità negli ordini di acquisto (PO):
1. Le discrepanze di unità si verificano quando durante la fase di ricezione della merce da parte di Amazon, quest’ultimo rileva un numero di unità diverse da quelle accettate dal fornitore e quindi previste dall’ordine di acquisto. Si possono verificare discrepanze anche quando Amazon trova un prodotto completamente diverso da quello previsto. Questa tipologia di discrepanza è la più comune in Amazon Vendor;
2. Le discrepanze di prezzo di acquisto (PVP) si verificano tendenzialmente quando Amazon riceve una fattura con un costo unitario diverso da quello concordato nell’ordine d’acquisto. Possono essere diverse le cause, come ad esempio errori di arrotondamento, disallineamenti del catalogo;
3. Le discrepanze sulle Cooperazione commerciali (CoOp) si verificano quando il fornitore o Amazon notano delle differenze nelle detrazioni CoOp rispetto agli accordi previsti.
Cosa sono i chargeback?
Sono penalità applicate da Amazon per il mancato rispetto di specifici requisiti operativi o logistici.
Possono derivare, ad esempio, da errori nell’etichettatura, problemi nella creazione dell’ASN (Advanced Shipping Notice), pallet non conformi o consegne effettuate al di fuori delle finestre previste di consegna.
Per facilitare la comprensione, è utile analizzare i chargeback collegandoli direttamente alla fase del processo operativo da cui hanno origine. Lo schema seguente permette di avere una visione più chiara delle diverse tipologie di chargeback, mettendo in relazione il nome del chargeback con la causa principale che lo genera:
Come evitare discrepanze e chargeback?
Per evitare i chargeback e le discrepanze è importante assicurarsi di compiere secondo le politiche Amazon l’intero processo di approvvigionamento dei prodotti, che parte dalla ricezione degli ordini d’acquisto fino al pagamento per l’intero importo della fattura da parte di Amazon.
A questo punto è utile ripercorrere la supply chain tenendo in considerazione quanto appena illustrato…
1. Analisi e conferma del Purchase Order (PO)
Quando Amazon emette un PO è importante verificare le quantità ordinate, i prezzi concordati, le condizioni di consegna (modalità e tempi) e il centro logistico di destinazione.
Eventuali anomalie devono essere individuate subito, prima di procedere alla creazione dell’ASN e avviare la preparazione della spedizione.
2. Preparazione e pianificazione della spedizione
In questa fase è fondamentale garantire la conformità dell’imballaggio, la corretta etichettatura dei colli e la coerenza tra contenuto fisico e dati che verranno inseriti nell’ASN. Un accurato controllo interno prima della spedizione può evitare molte delle penalità più comuni.
3. Creazione dell’ASN (Advanced Shipment Notification)
L’ASN è un avviso di spedizione anticipato, ovvero una bolla di trasporto elettronica inviata tramite Vendor Central che è di fondamentale importanza per ogni spedizione. È necessario in questa fase accertarsi che siano corretti il numero di colli, il contenuto delle scatole, le quantità per referenza e i dettagli della spedizione siano corretti.
Questo passaggio è uno dei più sensibili dell’intero processo ed è per questo motivo che è richiesta massima attenzione.
4. Invio fattura
Si deve creare la fattura il più vicino possibile alla data di spedizione, il suggerimento è crearla non appena è stata inviata la notifica di spedizione (ASN). In questa fase è bisogna accertarsi di inserire tutte le informazioni necessarie corrette e di utilizzare le modalità di fatturazione elettroniche previste.
5. Monitoraggio della spedizione e della consegna
Dopo la partenza della merce è importante verificare:
– che la consegna venga effettuata entro la finestra prevista;
– che il trasporto sia stato prenotato correttamente;
– che non si verifichino anomalie durante il trasporto;
In questa fase è fortemente consigliato far presente al corriere tutte le informazioni della spedizione, richiedendo la massima puntualità.
6. Controllo dei PO, della Fattura e dei chargeback
In questa fase è necessario controllare nell’apposita dashboard del PO eventuali discrepanze per le unità, controllare lo stato della fattura ed eventuali chargeback generati da Amazon.
7. Eventuali contestazioni
Una volta che l’intero processo è portato a termine, la fattura è stata pagata e il controllo su eventuale chargeback è stato eseguito, si procede a contestare eventuali fatture per discrepanze e chargeback se ritenuti non corretti.
Affrontare Amazon vendor con un approccio strutturato
Gestire discrepanze e chargeback in Amazon Vendor richiede attenzione, metodo e un controllo costante di tutte le fasi del processo operativo.
Dalla gestione dei Purchase Order alla preparazione delle spedizioni, dalla creazione degli ASN fino al monitoraggio della ricezione e delle fatture, ogni passaggio può incidere direttamente sulla generazione di addebiti o trattenute.
Adottare un approccio strutturato permette non solo di ridurre il rischio di penalità, ma anche di individuare rapidamente eventuali anomalie e intervenire con verifiche e contestazioni quando necessario. In questo modo è possibile limitare l’impatto economico dei chargeback, riducendo i costi delle penali, e garantire una corretta riconciliazione delle fatture, assicurandosi di ricevere i pagamenti dovuti per intero e migliorando la redditività del rapporto commerciale con Amazon, massimizzando i ricavi.
Monitorare con continuità i report disponibili in Vendor Central, mantenere allineate le informazioni tra documenti logistici e amministrativi e garantire la conformità agli standard richiesti da Amazon sono elementi fondamentali per migliorare la gestione operativa e limitare l’impatto economico di discrepanze e chargeback.
Se vuoi capire come ridurre o eliminare i chargeback e migliorare il controllo delle discrepanze nel tuo account Vendor, il team di X-PORT, Amazon Agency Platinum Partner, può supportarti nell’analisi dei processi operativi, nell’ottimizzazione delle procedure logistiche e nella definizione di un sistema di monitoraggio efficace.
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